SCHMDT Advocatuur geeft uw privacy het respect en de bescherming die deze verdient. Wij voldoen aan de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) (EU 2016/679) en de plaatselijke wetgeving in de landen waarin wij werkzaam zijn.
In deze verklaring beschrijven wij tot in detail hoe we uw persoonsgegevens gebruiken en delen, en wat op dit gebied uw rechten zijn.
Wie we zijn
SCHMDT Advocatuur is een advocatenpraktijk met kantoren in Leiden en Wenen.
Het kantoor in Amsterdam aan de Sarphatistraat 370 (1018 GW), tel: +31 (0)20 320 03 60, email: mail@schmdt.nl opereert onder de besloten vennootschap naar Nederlands recht Advocatenpraktijk J.M. Schmidt B.V. met rechtspersoon de heer J.M. Schmidt als advocaat ingeschreven bij de Nederlandse Orde van Advocaten (in Amsterdam).
Het kantoor in Wenen aan de Reisnerstraße 40 (1030) opereert met de heer J.M. Schmidt als persoonlijk geregistreerd advocaat bij de Oostenrijke orde van advocaten (in Wenen) [Die Österreichischen Rechtsanwälte].
Ten behoeve van deze privacyverklaring beheert Advocatenpraktijk J.M. Schmidt B.V. de verzameling en verwerking van persoonsgegevens die u aan ons verstrekt in verband met de juridische dienstverlening in Nederland en Oostenrijk.
Hoewel wij trachten de AVG volledig na te leven, doen wij afstand van een aantal verplichtingen vanwege de grootte van onze organisatie.
Wanneer u vragen heeft, kunt u contact met ons opnemen via mail@schmdt.nl.
Persoonsgegevens die SCHMDT Advocatuur verzamelt
“Persoonsgegevens” betreft alle informatie die op u betrekking heeft en u vanuit die informatie identificeert, direct, indirect of refererend aan andere informatie waar wij toegang tot hebben. De persoonsgegevens die wij verzamelen en de wijze waarop wij deze verzamelen worden bepaald door de manier waarop wij contact met elkaar hebben. Categorieën persoonsgegevens die wij verzamelen, zijn:
Contactgegevens, zoals:
- naam
- e-mailadres
- telefoonnummer Biografische informatie, zoals:
- functie/titel
- werkgever
- het bedrijf waarvoor u werkt Facturerings- en financiële informatie, zoals:
- factuuradres
- bankrekening en betalingsinformatie
- KvK-nummer en/of
- Btw-identificatienummer
Informatie over dienstverlening, zoals:
- gegevens over diensten die we aan u leveren, of die we voor u of van u hebben gekocht. Bijzondere gegevenscategorieën, zoals:
- ras en etniciteit
- lidmaatschap van vakbond
- informatie over gezondheid
- informatie over politieke of religieuze overtuigingen
- Informatie met betrekking tot kinderen of criminele zaken
Persoonsgegevens die we van u verzamelen
Wij verzamelen als volgt persoonsgegevens direct van u:
Wanneer een dienstverleningsovereenkomst sluiten, vragen we u uw contactgegevens en andere relevante informatie te verstrekken, evenals uw communicatievoorkeuren.
Wij vragen u als (potentiële) opdrachtgever uzelf te identificeren en, indien de (potentiële) opdrachtgever een rechtspersoon is, ons informatie te verstrekken die noodzakelijk is om die rechtspersoon en de individuen die deze rechtspersoon vertegenwoordigen te identificeren, en vragen of verzamelen wij (overige) informatie die noodzakelijk is om vooraf controles uit te kunnen voeren. Dergelijke informatie bestaat mogelijk uit het verzamelen van kopieën van uw identificatiebewijs, uittreksels van de Kamer van Koophandel en andere relevante informatie.
Om onze diensten uit te kunnen voeren, vragen we om alle informatie die we nodig hebben om onze diensten te verlenen en uw zaak aan te kunnen nemen, zoals contactgegevens, factureringsinformatie en informatie die relevant is voor de diensten die we verlenen, evenals alle noodzakelijke informatie voor uw zaak. Informatie die door een opdrachtgever wordt verstrekt kan persoonsgegevens omvatten die betrekking heeft op personen wiens informatie relevant is voor de opdracht, zoals wanneer we adviseren bij een zakelijke transactie of een opdrachtgever in een rechtsgeschil vertegenwoordigen.
Wanneer u solliciteert bij SCHMDT Advocatuur vragen wij u om informatie die relevant is voor uw sollicitatie. Wij hebben een aanvullende privacyverklaring voor werknemers.
Wanneer u een dienstverleningsovereenkomst sluit of contractuele relatie aangaat met SCHMDT Advocatuur als dienstverlener, vragen wij u om informatie die relevant is voor de dienstverlening, zoals contactgegevens, informatie van de Kamer van Koophandel, btw-identificatienummer, factureringsinformatie, informatie die noodzakelijk is om onze verplichtingen op grond van een dergelijke overeenkomst en/of contractuele relatie met u te vervullen.
Als u informatie verstrekt over een andere persoon moet u ervoor zorgen dat u alle juridische verplichtingen nakomt die mogelijk van toepassing zijn op het verstrekken van informatie aan ons, en ons in staat stellen om waar nodig deze informatie met onze dienstverleners te delen. Wij zullen dergelijke informatie in overeenstemming met deze privacyverklaring behandelen.
Informatie die wij van derden verzamelen
De meeste persoonsgegevens die wij over u verzamelen, betreft informatie die u vrijwillig aan ons geeft. In bepaalde omstandigheden kunnen wij ook informatie ontvangen van:
- andere advocatenkantoren waarmee we regelmatig of bij een specifieke zaak samenwerken. In Oostenrijk is dit in het bijzonder Schubert Rechtsanwälte in Wenen
- onze opdrachtgevers, wanneer wij namens hen persoonsgegevens verwerken
- toezichthouders
- andere bedrijven die diensten aan ons verlenen.
Sommige bronnen van deze derden kunnen openbare informatie omvatten.
Gegevens die we automatisch verzamelen
SCHMDT Advocatuur verzamelt geen persoonsgegevens van u automatisch.
Hoe we uw persoonsgegevens gebruiken
Wij zullen uw persoonsgegevens enkel eerlijk gebruiken, wanneer we een wettige reden hebben dit te doen.
Wij mogen uw persoonsgegevens gebruiken als we uw toestemming hebben of wanneer een andere juridisch toegestane reden van toepassing is, zoals om een contract met u na te komen, wanneer we juridisch verplicht zijn dit te doen of wanneer het in ons legitieme zakelijke belang is om uw persoonsgegevens te gebruiken. We kunnen enkel beroep doen op ons legitieme zakelijke belang wanneer dit redelijk en billijk is.
Ons gebruik van uw persoonsgegevens is afhankelijk van hoe en waar u met ons contact heeft. Hieronder vindt u een lijst van de manieren waarop we uw persoonsgegevens gebruiken en de redenen hiervoor:
| GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS | RECHTSGRONDSLAG HIERVOOR |
| Om (nieuwe) opdrachtgevers te controleren op due diligence en belangenverstrengeling bij het aangaan van een dienstverleningsovereenkomst, of periodiek tijdens het uitvoeren van onze juridische diensten. | Om te voldoen aan onze juridische en wettelijke plichten met betrekking tot naleving van wetgeving betreffende witwassen, fraude, terrorisme en preventie van criminaliteit. |
| Om juridisch advies en gerelateerde relevante diensten aan te bieden, onze zakelijke relaties te beheren, met onze opdrachtgevers, hun werknemers en vertegenwoordigers te communiceren, facturering en betalingen te beheren en administratie te voeren | Om ons contract met onze opdrachtgever(s) uit te voeren en te voldoen aan juridische en wettelijke plichten met betrekking tot financiële administratie, belastingen en privacy van gegevens, omdat we een legitiem belang hebben dit te doen in onze dagelijkse bedrijfsvoering en om onze juridische belangen te borgen. |
| Om de hand te houden aan onze opdrachtvoorwaarden en algemene voorwaarden | Omdat we een legitiem belang hebben dit te doen in onze dagelijkse bedrijfsvoering en om onze juridische belangen te beschermen. |
| Om onze inkoop te beheren, waaronder het identificeren en onderhouden van contacten met onze dienstverleners | Omdat we een legitiem belang hebben dit te doen in onze dagelijkse bedrijfsvoering en om onze juridische belangen te beschermen. |
| Overige doeleinden | Wanneer we uw toestemming hebben. |
We verwerken alleen gegevens uit bijzondere categorieën wanneer dit noodzakelijk is om onze opdrachtgever advies te geven over verplichtingen, of een persoon advies te geven over zijn rechten met betrekking tot dienstverband of sociale zekerheid, of wanneer het noodzakelijk is om rechtsvorderingen in te stellen, te effectueren of zich hiertegen te verweren, zowel in civiele als strafrechtelijke zaken.
Neem contact met ons op via mail@schmdt.nl als u vragen heeft over hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken.
Uw gegevens delen en overdragen
Wij behandelen uw persoonsgegevens met respect en delen deze niet met derden, behalve zoals hieronder beschreven.
Wij kunnen uw persoonsgegevens openbaren tussen de verschillende kantoren van SCHMDT Advocatuur in Leiden en Wenen, om uw zaak effectief te behandelen en/of juridisch advies en diensten te verstrekken.
Wij kunnen persoonsgegevens openbaren betreffende onze opdrachtgevers, hun werknemers en vertegenwoordigers aan andere juridische specialisten, waaronder advocaten, mediators, scheidslieden, consultants of experts. Wij kunnen ook persoonsgegevens openbaren aan externe advocatenkantoren om (buitenlands) juridisch advies te verkrijgen en om effectief met een dergelijk kantoor samen te werken, bijvoorbeeld met Schubert Rechtsanwälte in Wenen en/of andere collega’s waarmee we bij specifieke zaken samenwerken in bijvoorbeeld Nederland, Duitsland en Oostenrijk.
Wij kunnen persoonsgegevens delen met onze leveranciers en dienstverleners, zoals boekhoudkantoren en onze accountants in Nederland en Oostenrijk, of onze telefoonserviceprovider. Wij kunnen indien nodig persoonsgegevens delen met rechtshandhavingsinstanties en toezichthouders
Wij kunnen ook persoonsgegevens delen wanneer u ons hiervoor toestemming heeft gegeven.
Hoe we uw persoonsgegevens beschermen
Wij beschermen uw persoonsgegevens, en implementeren toepasselijke technische en organisatorische maatregelen, om deze te beschermen tegen onbevoegde en illegale verwerking, en tegen verlies, vernieling of schade.
Uw persoonsgegevens bewaren
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor wij deze hebben verzameld, of om te voldoen aan juridische, wettelijke of rapportageverplichtingen, of om rechtsvorderingen te effectueren of ons daartegen te verweren.
Uw rechten betreffende uw persoonsgegevens
U heeft bepaalde rechten betreffende hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken en bewaren:
- u kunt ons verplichten foutieve persoonsgegevens bij te werken of te corrigeren, of incomplete persoonsgegevens over u aan te vullen. Indien u dit doet, nemen wij redelijke maatregelen om de juistheid van de informatie te controleren en deze te corrigeren. Laat het ons weten als uw informatie wijzigt zodat we deze accuraat en up-to-date kunnen houden;
- u heeft het recht bezwaar te maken tegen ons gebruik van uw persoonsgegevens. U heeft in bepaalde omstandigheden ook het recht om:
- een kopie te ontvangen van alle persoonsgegevens die wij van u hebben, met bepaalde gerelateerde informatie. Er zijn bepaalde uitzonderingen bij dit recht, bijvoorbeeld wanneer het beroepsgeheim geldt of wanneer het verstrekken van de informatie persoonsgegevens over een ander zou onthullen;
- ons te verplichten uw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging te verwijderen. Denk eraan dat juridische verplichtingen ons kunnen weerhouden uw wensen uit te voeren, evenals ons legitieme recht om rechtsvorderingen te effectueren of ons hiertegen te verweren;
- ons gebruik van uw persoonsgegevens te “beperken”, zodat het enkel kan worden voortgezet met inachtneming van beperkingen. Denk eraan dat een dergelijk verzoek als gevolg zou kunnen hebben dat wij onze juridische diensten niet aan u zouden kunnen leveren en/of wij gedwongen zouden worden onze contractuele relatie met u te beëindigen; en
- te eisen dat persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, op basis van uw toestemming of de uitvoering van een contract met u, aan u te verstrekken in machine-leesbaar formaat, zodat deze naar een vervangende dienstverlener kan worden “geporteerd”.
Het recht een klacht in te dienen via mail@schmdt.nl , of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien u niet tevreden bent met de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens en uw klacht, of wanneer dit niet tot een acceptabele oplossing leidt.
U kunt deze rechten, indien van toepassing, uitoefenen door contact met ons op te nemen via mail@schmdt.nl. Wij vereisen in dat geval een identiteitsbewijs om ervoor te zorgen dat uw rechten in acht worden genomen en worden beschermd. Hiermee willen wij ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens enkel aan u worden geopenbaard.
Aangezien richtlijnen en beleid omtrent privacy complex zijn en onderhevig aan verandering, kan SCHMDT Advocatuur haar privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen.
